Um das Verhalten des Programms an Ihre Bedürfnisse anzupassen, können Sie in den Programmoptionen einige Einstellungen vornehmen.

Wählen Sie "Optionen" auf der Registerkarte "Einstellungen". Es erscheint das Fenster zur Festlegung der Programmoptionen.

Die Programmoptionen sind in die Bereiche Allgemein, Eingabe, Druck, Sonstiges, WebBackup und Synchro(nisation) unterteilt. Durch Anklicken eines der Reiter auf der linken Seite können Sie die einzelnen Bereiche auswählen.

 

Allgemeine Anzeige

Programmoption - Anzeige

 

Automatisches Laden

Hier können Sie ein Fahrzeug anhand seines Kennzeichens auswählen. Beim Programmstart wird dann automatisch dieses Fahrzeug geöffnet. Insbesondere wenn Sie nur mit einem Fahrzeug arbeiten, sollten Sie von dieser Funktion gebrauch machen, um nicht jedes mal über "Datei - Öffnen" Ihr Fahrzeug auswählen zu müssen.

Hervorhebung der Fahrten

Im Hauptfenster des Programms werden die Fahrten in der Fahrtenbuch-Ansicht mit einem farbigen Text für Art der Fahrt und den Fahrer je nach Art der Fahrt (Geschäftlich, Privat, W/A) dargestellt. Hier können Sie die Darstellungsfarben wählen.

 

Eingabe

Programmoption - Eingabe

 

Kosteneingabe

Legen Sie hier den Satz der Umsatzsteuer fest, der für die Eingabe von Kosten als Standard verwendet werden soll. Dieser Wert beeinflusst keine bereits eingegebenen Kosten.

Um Ihnen die Eingabe von Kosten zu vereinfachen, können Sie das Standard-Datum neuer Kosteneinträge wählen: Wenn Sie regelmäßig Ihre Kostenbuchungen vornehmen, ist es am einfachsten, immer das aktuelle Datum als Vorgabe einzustellen. Gehören Sie zu den Anwendern, die lieber am Ende des Monats alle Buchungen auf einen Schlag erfassen? Dann setzen Sie dieses Häkchen nicht, das Programm schlägt dann immer das Datum der letzten Kostenbuchung vor. Natürlich können Sie in beiden Fällen auch von diesem Vorschlag abweichen.

Das Währungssymbol (€) können Sie bei Bedarf ändern, um etwa eine andere Schreibweise (EUR) oder eine andere Währung (z.B. CHF) zu verwenden. Das Währungssymbol ist nur für Darstellungszwecke gedacht - die Beträge verschiedener Währungen werden nicht umgerechnet!

 

Fahrteneingabe

Anfangs- und Endzeit der Fahrten erfassen

Wenn Sie keine Uhrzeiten für Abfahrt und Ankunft erfassen möchten, entfernen Sie das Häkchen in diesem Kästchen. Das Programm verbirgt dann die Zeitangaben und setzt sie auf deaktivieren Sie dieses Kästchen. Wenn Sie gewarnt werden möchten, falls Sie versehentlich eine Fahrt ohne Dauer eingeben, setzen Sie das untergeordnete Häkchen - außer bei privaten Fahrten weist Sie das Programm dann auf Fahrten "ohne Dauer" (00:00) hin.

 

Beim Ändern der Route Fahrtzweck löschen

Wenn Sie den Routenverlauf zwischen zwei Zielen verändern, oder neue Ziele "von" und "nach" auswählen, wird der Standard-Fahrtzweck übernommen, sofern noch kein Fahrtzweck eingegeben wurde. Wenn Sie möchten, dass beim Ändern von Routen immer der Standard-Fahrtzweck übernommen wird (auch wenn dieser "Leer" ist, dann aktivieren Sie dieses Häkchen.

 

Neue Fahrten am heutigen Tag beginnen

Bei der Eingabe einer neuen Fahrt am Ende des Fahrtenbuches setzt das Programm das Abfahrtsdatum dieser Fahrt standardmäßig auf das aktuelle Datum. Entfernen Sie dieses Häkchen, wenn Sie immer das frühestmögliche Datum als Standard-Vorschlag bei der Eingabe neuer Fahrten wünschen. (Sie können natürlich bei der Eingabe von Fahrten jederzeit ein abweichendes Datum angeben.)

 

Keine Angaben zu Privatfahrten

Detaillierte Angaben zu Privatfahrten sind bei vielen Fahrtenbüchern - z.B. auch bei Vorlage beim Finanzamt - nicht erforderlich. Setzen Sie dieses Häkchen, wenn das Programm einfach "<keine Angabe>" für Abfahrts- und Zielort sowie den Routenverlauf eintragen soll.

 

Rückfahrt-Vermerk für Zweckangabe

Wenn Sie dieses Häkchen setzen, wird beim Eintragen einer Rückfahrt in das Fahrtenbuch der Vermerk "Rückfahrt: " zusätzlich zur Zweckangabe der Hinfahrt eingetragen. (Beispiel: "Besprechung Projekt Musterhaus" -> "Rückfahrt: Besprechung Projekt Musterhaus").

 

Zweckangabe für Fahrten erzwingen

Wenn Sie dieses Häkchen setzen, muss bei der Eingabe neuer Fahrten ein Zweck angegeben werden. Leer-Einträge sind nicht mehr möglich.

 

Bei bekannten Routen Kilometer vorschlagen

Sofern das Fahrtenbuch die Route zwischen zwei Orten schon kennt, kann es das Feld "Strecke" automatisch ausfüllen. Dieses Häkchen sollte daher normalerweise gesetzt sein. Deaktivieren Sie es, wenn Sie z.B. als Kurier oft von "Firma" nach "Firma" fahren und die besuchten Kunden als Zweck eintragen. In diesen Fällen sind die Strecken normalerweise immer unterschiedlich, so dass der Programmvorschlag keinen Sinn ergibt.

 

Bei bekannten Routen direkt zum Datum springen

Wenn Sie eine neue Fahrt eintragen, indem Sie unter der Fahrtliste das Routenkürzel eingeben, kann das Programm direkt zum Datumsfeld springen, da Abfahrts. und Ankunftsort ja bekannt sind. Falls Sie das nicht möchten, entfernen Sie dieses Häkchen.

 

Routenlänge automatisch anpassen

Wenn Sie eine Fahrt eingeben und die entsprechende Route bereits existiert, passt das Fahrtenbuch die Länge dieser Route automatisch an. Bei der nächsten Eingabe einer Fahrt mit dieser Route wird Ihnen dann die zuletzt eingegebene Streckenlänge als Voreinstellung vorgeschlagen. Falls Sie das Häkchen entfernen, speichert das Programm die Streckenlänge einer Route nur, wenn Sie diese zum ersten mal eingeben. Für alle folgenden Eingaben wird dann immer die Streckenlänge der ersten Verwendung als Vorschlag genutzt. Über Routen & Orte können Sie die Vorgabe allerdings auch dann korrigieren.

 

Lückenlose Erfassung erzwingen

Ist dieses Häkchen gesetzt, dann prüft das Fahrtenbuch bei jeder Eingabe, dass der Endstand einer neuen Fahrt dem Endstand der vorherigen Fahrt zuzüglich der gefahrenen Kilometer entspricht. Alternativ kann das Fahrtenbuch mit Lücken erfasst werden, wobei die Software diese Lücken automatisch mit privaten Fahrten füllt.

 

Mit Kategorien arbeiten

Wenn Sie dieses Häkchen setzen, steht Ihnen auf der Registerkarte "Einstellungen" der Punkt "Kategorien" zur Verfügung, der die Einrichtung von Kategorien erlaubt. Außerdem erscheint in dem Formular zur Eingabe von Fahrten ein Eingabebereich, mit dem man einer Fahrt Kategorien zuordnen kann.

 

Auch einzelne Kategorien in Schnellauswahl

Wenn Sie dieses Häkchen setzen, erscheinen bei der Fahrteingabe nicht nur Kategoriekombinationen in der Klappliste, sondern auch einzelne Kategorien.

 

 

Druck

Programmoption - Druck

 

Schattierungen im Ausdruck darstellen

Hier können Sie wählen, ob beim Ausdruck des Fahrtenbuchs die Schattierungen z.B. des Kopfbereichs und bei den Tagesüberschriften mit ausgedruckt werden soll - der Verzicht kann z.B. bei Tintenstrahldruckern zu höherer Geschwindigkeit führen.

Datum und Version drucken

Die zweite Option unterdrückt die Angabe der Programm-Versionsnummer und des Druckdatums auf den Fahrtenbuch-Ausdrucken. Der Vermerk "professional" wird aber ggf. ausgedruckt.

Kilometerstände vor jeder Fahrt

Mitunter verstehen Finanzbeamte unter "das Fahrtenbuch" muss Auskunft über den Kilometerstand vor und nach jeder Fahrt enthalten, dass diese Angabe für jede einzelne Fahrt erfolgen muss. Liegt bei Ihnen eine solche Fehlinterpretation vor, können Sie entweder über die deutsche Sprache und Logik diskutieren, oder einfach dieses Häkchen setzen.

Kilometerstände nach jeder Fahrt

Wenn Sie im Ausdruck die Angabe der Kilometerstände nach jeder einzelnen Fahrt nicht wünschen, können Sie das hier abschalten.

Gesamtkilometerstände Anfang/Ende FB

Bei Auswahl dieser Option wird beim Ausdruck des Fahrtenbuchs am Ende des Berichts noch der Kilometerstand zu Beginn und zum Ende des Ausdruck-Bereichs angegeben. Weiterhin wird ausgegeben, ob Kilometer nicht im Ausdruck enthalten sind (weil zum Beispiel nur Fahrten eines Fahrers gedruckt wurden o.ä.).

 

Sonstiges

Programmoption - Sonstiges

 

Hier können Sie wählen, ob die Software automatisch alle 30 Tage beim Programmstart den Assistenten für die Online-Prüfung auf neue Versionen aufrufen soll. Auf diese Weise werden Sie regelmäßig an die Prüfung erinnert und können bequem und direkt aus der Software heraus die neueste Version herunter laden.

Falls Sie nicht nur ganze Kilometer erfassen, lässt sich die Anzeige von Nachkommastellen hier einblenden.

 

Web-Backup

Programmoption - Webbackup

 

Das Fahrtenbuch bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Kopie Ihrer Daten auf unserem Backup-Server abzulegen. Dort lagert Ihr Backup auf einem RAID-1-System gespiegelter Festplatten, das täglich auf einen unabhängigen Server gesichert wird.

Wir vertrauen diesen Server einem professionellen Hoster an, der ihn vor Hackern schützt. Dennoch können wir im Rahmen dieses kostenfreien Zusatzservices keine Garantie übernehmen. Sie sollten daher bei der Nutzung dieser Funktion ein Passwort festlegen, mit dem Ihre Daten dann auf Ihrem Rechner - noch vor der Übertragung über das Internet -  verschlüsselt werden. Die eingesetzte 256bit-AES-Verschlüsselung kann als "State-of-the-Art" bezeichnet werden und schützt Ihre Daten wirkungsvoll.

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Bitte merken Sie sich das verwendete Passwort!

Ohne dieses Passwort lassen sich Ihre Daten nicht wieder herstellen - auch nicht durch den Fahrtenbuch-Support!

 

 

Synchronisation

Programmoption - Synchronisation

 

Auf der Registerkarte "Synchro" können Sie den Synchronisationsschutz des Fahrtenbuchs aktivieren. Diese Erweiterung ermöglicht es Ihnen, das Datenverzeichnis in einen speziellen Ordner zu legen, der durch einen Synchronisationsdienst mit anderen PC abgeglichen wird - etwa über Dropbox, Teamdrive oder Box.net.

Ist die Funktion aktiviert, prüft das Fahrtenbuch bei jedem Programmstart und beim Projektende, ob die Daten derzeit auf einem anderen PC verwendet werden und verweigert ggf. den Zugriff, damit keine Versionskonflikte entstehen können. Außerdem achtet das Programm dann bei jedem Start mittels einer Prüfsumme darauf, dass die vorliegenden Daten dem Stand entsprechen, der zuvor auf einem anderen PC beim Verlassen des Fahrtenbuchs erreicht war. Auf diese Weise werden Probleme vermieden, die durch unvollständige Synchronisation auftreten können, wenn beispielsweise ein Rechner abgeschaltet wurde, bevor er die Daten mit dem zentralen Server abgleichen konnte.

Wenn die Option aktiviert ist, greift das Programm bei jedem Start und Ende auf den Fahrtenbuchserver zu, um dort die Sperre bzw. die Prüfsumme zu hinterlegen. Sie bleiben anonym, da nur die zufällige Synchronisationskennung genutzt wird.

Detailliertere Informationen zur Synchronisation finden Sie auf http://www.Fahrtenbuch.de/synchronisation.html.

 

Cloud-Einstellungen

programmoption - cloud

Beim Austausch von Fahrten mit dem Fahrtenbuch-Server überträgt das Programm in der Regel nur die letzten 50 Fahrten. Selbstverständlich werden auf dem mobilen Gerät oder in der Weberfassung mehr Fahrten gespeichert. Wenn Sie die Fahrten jedoch vom PC aus abrufen, bleiben jeweils nur die letzten 50 Fahrten auf dem Server. Sie können diesen Wert hier auf maximal 500 Fahrten ändern.

 

GPS-Einstellungen

programmoption - gps

Für den Import von Fahrten via GPS können Sie hier einstellen, ob zwischen den Zeiten Ihres GPS-Empfänger und Ihrem PC ein Zeitunterschied besteht. Sofern der Empfänger die Zeiten immer in der UTC-Zeitzone erfasst, kann das Fahrtenbuch bei der Umrechnung auch automatisch die Sommerzeit berücksichtigen.

Die Fahrterkennung hängt von den weiteren Einstellungen ab.

Innerhalb der allgemeinen Toleranz für Ziele gilt ein Ziel als eindeutig identifiziert. Erhöhen Sie diesen Wert, falls Sie nicht viele nah beieinander liegende Ziele haben.

Falls Sie beim GPS-Import ein Ziel anhand einer Koordinate nachschlagen, werden Ihnen alle Ziele innerhalb des Radius für Zielvorschläge angeboten.

Um Empfängerrauschen von echter Bewegung zu unterscheiden, können Sie einstellen, dass Bewegung erst ab einer bestimmten Strecke innerhalb einer bestimmten Zeit (Vorgabe: 100m in 120 Sekunden) erkannt wird. Diese Einstellung ist beim Import von Einbauboxen ohne Bedeutung, da hier das Zündungssignal zur Fahrterkennung genutzt wird.

Beim Nachschlagen von Zielen schlägt Ihnen das Programm eine maximale Anzahl in der Nähe liegender Ziele vor.

Eine leichte Abweichung zwischen Ankunfts-Koordinate und Abfahrtskoordinate kann bei einigen GPS-Empfängern vorkommen, da diese eventuell erst einige Sekunden nach dem Start klare Position bestimmen können. Bis zur Länge der maximalen Lücke ersetzt das Programm solche Lücken am Anfang einer Fahrt durch eine Gerade. Größere Lücken werden als gesonderte Fahrt importiert und müssen ggf. manuell korrigiert werden.