Wenn Sie mit dem Programm neu beginnen, müssen Sie als erstes (mindestens) ein neues Fahrzeug anlegen, für das Sie ein Fahrtenbuch führen möchten. Falls Sie mehrere Fahrzeuge verwalten wollen, können Sie diesen Schritt entsprechend oft wiederholen.

Anwendungsmenue

Klicken Sie auf "FAHRTENBUCH" um das Backstage-Menü zu öffnen und danach auf "Neu".

In dem daraufhin erscheinenden Eingabefenster können Sie alle Informationen zu dem Fahrzeug eintragen, für das ein neues Fahrtenbuch angelegt werden soll.

 

PKW-Daten

Eingabe von PKW-Daten

 

Folgende Angaben können für jedes Fahrzeug eingegeben werden:

Angaben zum Fahrzeug

Kennzeichen, Marke, Typ: Zur Identifikation des Fahrzeugs

Anfangs-km: Kilometerstand zu Beginn des Fahrtenbuchs. Dies muss nicht der Stand beim Kauf des Fahrzeugs sein!

Angaben zu den Kosten

Listenpreis: Der Brutto-Listenpreis für das Fahrzeug einschließlich von Sonderausstattungen in Euro. Rabatte sind nicht mit einzugeben, da dieser Wert benötigt wird, um die pauschale Besteuerung für die private Nutzung zu berechnen. . Auch bei älteren Gebrauchtwagen muss hier der damalige Listenpreis für einen entsprechenden Neuwagens eingegeben werden.

Vorsteuerabzug: Geben Sie hier an, welchen Anteil der Umsatzsteuer Sie als Vorsteuer für PKW-Ausgaben ziehen können. Hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten - bitte wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, um die korrekte Einstellung in Ihrem Fall zu treffen. (Sie können diese Einstellung nachträglich jederzeit ändern).

Anschaffungskosten: Geben Sie hier bitte die tatsächlichen Anschaffungskosten für das Fahrzeug einschließlich eventuell erhaltener Rabatte etc. in Euro ein (Bruttobetrag). Darüber hinaus ist der Prozentsatz der enthaltenen Umsatzsteuer anzugeben (i.d.R. in Deutschland derzeit 19%). Sie können zwischen Kauf und Leasing wählen.

Kauf: Sofern das Fahrzeug gekauft wurde, geben Sie hier den Kaufpreis ein

Leasing: Bei Leasingfahrzeugen geben Sie hier die anfängliche Leasing-Sonderzahlung ein. Diese wird vom Programm für die Kostenermittlung über die Leasingdauer abgeschrieben - die Leasingraten können Sie in der Kostenverwaltung erfassen (ggf. als monatlich wiederholte, regelmäßige Kosten).

AfA/Leasingdauer: Um die Abschreibung bei der Ermittlung der Kosten pro Kilometer berechnen zu können, müssen Beginn (Monat/Jahr) und Dauer (Monate) der Abschreibung angegeben werden. Beim Leasing wird an dieser Stelle der Beginn und die Laufzeit des Leasing-Vertrags abgefragt.

Halter

Wählen Sie hier einen Halter für das Fahrzeug aus der Liste aus. Die entsprechende Person oder Firma muss zuvor in der Fahrerdatenbank angelegt worden sein. Ist dies noch nicht der Fall, können Sie durch Klick auf die "+"-Schaltfläche rechts neben der Liste schnell einen neuen Halter eingeben.

Fahrer

Wählen Sie hier den Standard-Fahrer aus. Dieser Fahrer wird bei der Eingabe neuer Fahrten für dieses Fahrzeug als Fahrer vorgeschlagen (Sie können aber für jede Fahrt ggf. einen anderen Fahrer auswählen). Die entsprechende Person muss zuvor in der Fahrerdatenbank angelegt worden sein. Ist dies noch nicht der Fall, können Sie durch Klick auf die "+"-Schaltfläche rechts neben der Liste schnell einen neuen Fahrer eingeben.

 

Bei der erstmaligen Eingabe dieser Daten - unmittelbar nach dem Anlegen eines neuen Fahrzeugs - werden Sie nach einem Klick auf "OK" gefragt, ob Sie das Fahrtenbuch für dieses Fahrzeug im änderbaren oder änderungssicheren Modus führen möchten. Die Einstellung ist zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr veränderbar (siehe Details zur änderungssicheren Version).