Um Kategorien zu bearbeiten, zu löschen oder neu anzulegen, wählen Sie "Kategorien" auf der Registerkarte "EINSTELLUNGEN" (dieser Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn das Arbeiten mit Kategorien in den Programmoptionen ausgewählt worden ist).

 

KategorienBearbeiten

Das Fenster zur Verwaltung der Kategorien für Fahrten

 

Welche Kategorien Sie benötigen, ist zumeist sehr individuell. Daher bietet das Fahrtenbuch Ihnen hier einen großen Freiraum. Dies erfordert aber auf der anderen Seite, dass Sie bei der ersten Verwendung zunächst ein paar Eingaben tätigen müssen, um Ihre Fahrten dann anschließend kategorisieren zu können.

Im obigen Bild wurden Kategorien für die Erfassung von Abrechnungsinformationen und für sonstige Fahrtmerkmale eingegeben. Bei der Abrechnung kann nur eine der drei Varianten ausgewählt werden (dies wird durch die runden Auswahlfelder symbolisiert). Bei den sonstigen Fahrtmerkmalen ist es dagegen möglich, das auch mehrere Merkmale zutreffen, beispielsweise eine Auslandsfahrt zur Vertriebszwecken.

Eingabe neuer Gruppen

Um eine neue Kategorie einzugeben, klicken Sie auf "Neue Gruppe". Gruppen sind im obigen Beispiel zum Beispiel "Abrechnung" und "Fahrtmerkmale".

Bei der späteren Zuordnung zu Fahrten können nur Kategorien zugeordnet werden - die übergeordneten Gruppen sind "Sammeleinträge" und dienen nur der Übersichtlichkeit. Für Gruppen können Sie - neben Namen und Beschreibung - festlegen, ob von den Kategorien, die zu ihnen gehören, nur jeweils eine einzige ausgewählt sein darf, oder ob auch mehrere gleichzeitig angekreuzt werden dürfen.

kategoriegruppendetails

Details einer Gruppe

Mehrere Unterelemente gleichzeitig gibt an, ob jeweils nur eine einzige der zur Gruppe gehörenden Kategorien (Häkchen entfernt) oder mehrere Kategorien gleichzeitig ausgewählt werden dürfen (Häkchen gesetzt). Wie oben beschrieben, ist bei Fahrtmerkmalen eine mögliche gleichzeitige Auswahl sinnvoll, bei der Abrechnung dagegen eher nicht - entweder wird pauschal erstattet, nach auf Wand oder gar nicht. In der Übersicht stellt das Programm diesen Unterschied durch die Symbole checkbox-checked (mehrere) oder radio-checked (nur eine) dar.

 

Eingabe neuer Kategorien / Bearbeiten

Um eine neue Kategorie einzugeben, klicken Sie auf "Neue Kategorie". Im Bild am Anfang dieses Abschnitts sind beispielsweise "Abrechnung nach Kilometern", "Abrechnung über Pauschale" oder auch "Auslandsfahrt" jeweils Kategorien. Wenn Sie eine Kategorie erstellen, wird diese immer in der Gruppe erstellt, die derzeit in der Liste ausgewählt ist.

 

KategorieBearbeiten

Details für die Kategorie "Abrechnung nach Kilometern"

 

Hier können Sie die Daten einer Kategorie eingeben:

Bezeichnung

Eine kurze Bezeichnung der Kategorie, die später in Auswahlfenstern etc. angezeigt wird.

Erläuterung

Eine ausführlichere Erläuterung.

Kostensatz pro km

Geben Sie hier gegebenenfalls einen Kostensatz je angefangenem Kilometer der Fahrt ein. Sie können später diese Kosten in entsprechenden Fahrtenbuch-Ausdrucken aufsummieren lassen.

Kostensatz pro Fahrt

Dieser Eintrag berücksichtigt die Kosten pro Fahrt - unabhängig davon, ob diese Fahrt einen oder hundert Kilometer lang ist.

 

 

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Die spätere Eingabe geht schneller, wenn Sie häufige benötigte Kombinationen von Kategorien als Kategorien zu einer Kombination zusammenfassen.